Projeto - Malditas Reuniões

Na área de TI as reuniões sempre são encaradas como: 1. Perda de Tempo, 2. Momento de Pausa no Trabalho e 3.Hora de Desenhar. Neste momento muita gente deve estar revoltada comigo dizendo: "Isso não acontece na minha empresa", "Nossas reuniões são sempre produtivas".

Só peço que seja franco e analise comigo: São 10 horas da manhã de uma quarta-feira, estamos embalados com a "quase" solução para aquele problema que vem atormentando desde a semana passada, parece que finalmente tudo vai dar certo quando alguém bate no seu ombro dizendo: "Reunião". Me diga que se sente extremamente feliz com a notícia pensando: "Este é um excelente momento para a troca de informações". Porque dessa forma que uma reunião deveria ser encarada como um momento de troca de informações na empresa (não entenda isso como momento de "lavar a roupa suja").

Mas porque isso tudo acontece? Primeiro, muitas vezes, não existe um plano do que será discutido nas reuniões e se existe não fica claro para os participantes, salvo raros casos (vamos excluir aqui as reuniões de pontos de controle de projeto). Segundo, falta de foco, muitas vezes os assuntos que deveriam ser tratados particularmente são expostos nas reuniões virando uma conversa entre dois interessados. Terceiro, alguém tem a "brilhante" ideia de pedir um cafezinho, resultado que, se existia, o assunto é desviado completamente para trivialidades. Quarto, pânico em falar na presença do "Chefe", muitas pessoas simplesmente respondem a perguntas principalmente com monossílabos.

Existem milhares de sites que mostram como conduzir uma reunião (veja aqui um exemplo) e quero também deixar simples dicas práticas:

• Não deixe a reunião ultrapassar 30 minutos, acima disso os assuntos começam a se dispersar.
• Não marque a reunião às 11:30 ou 17:30, se for necessário discutir além do período normal de trabalho às pessoas começam a se dispersar pensando que vão perder o almoço ou atrasar para pegar os filhos na escola.
• Concentre o assunto em pontos chaves, deixe-os no quadro e mostre suas soluções, use um mapa mental ou conceitual para auxiliá-lo.

Gostaria de lembrá-lo que reuniões são, acima de tudo, oportunidades para que o "Líder" possa avaliar pessoas a assumir futuros cargos de liderança.

Obrigado e até a próxima

Fernando Anselmo